Tiga Hal yang Harus Kau Perhatikan Saat Mau Rapat

sumber gambar: flickr.com

sumber gambar: flickr.com

Sahabatku, sudah berapa banyak pertemuan atau rapat yang kau hadiri? Mungkin sudah tak terhitung. Tapi berapa dari pertemuan dan rapat tersebut menurutmu efektif? Maksudku efektif, adalah bahwa pertemuan itu benar-benar memberikan kejelasan dan keterangan tentang tugas yang akan kau kerjakan.

Sebuah survey ke beberapa CEO ternyata hasilnya mengherankan walaupun tidak terlalu mengejutkan. Hanya 40% dari pertemuan mereka benar-benar efektif. Sisanya, hanya buang-buang sumber daya saja.

Kenapa hal tersebut bisa terjadi? Ada tiga hal yang harus kau lihat,

1. Kenapa harus ada pertemuan?

Seringkali kita sendiri tidak sadar tentang apa tujuan dari pertemuan kita. Maka tidak heran bila pertemuan-pertemuan tidak terasa manfaatnya. Dan mengetahui tujuan pertemuan itu berarti harus jelas.

Apakah kita ingin memecahkan masalah, menginventaris permasalahan, memberikan evaluasi kinerja, ingin mendapatkan dukungan tentang proyek baru, yang mana yang ingin kita capai?

2. Jangan pakai sandwich

Kita sudah tahu bahwa terkadang menyampaikan kabar atau evaluasi  kinerja yang buruk terkadang sangat mengkhawatirkan. Kita tidak ingin menjadi musuh bagi banyak orang.

Muncullah sandwich. Dimulai dengan kata-kata baik, dilanjutkan dengan berita buruknya dan ditutup lagi dengan kata-kata baik. Tapi ternyata dengan sandwich, banyak orang malah tidak sadar akan kesalahan mereka. Mereka menganggap kinerja yang buruk itu biasa-biasa saja.

3. Minta saja

Ketika kita minta sesuatu kepada teman kerja, kita juga tidak ingin dianggap sebagai orang yang sukanya membebani orang lain. Maka ketika kita ingin menugaskan tugas baru kepada teman kerja seringkali kalimat yang digunakan tidak jelas.

“Sepertinya saya membutuhkan laporan divisimu tiap hari Senin.” Bandingkan dengan “Saya minta kau membuat laporan divisimu setiap hari senin.”

Kejelasan tujuan, kalimat yang digunakan untuk berkomunikasi, ternyata sangat berpengaruh dalam pertemuan atau rapat. Sudahkah kau menggunakannya?

Wallahu a’lam

Silahkan memberi komentar sahabat, tak perlu malu

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s